Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

2. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Konvertierungstools

(1) Wenn Sie Dokumente (z. B. PDF-Rechnungen) zur Konvertierung oder Validierung hochladen, werden diese Daten ausschließlich zum Zweck der Verarbeitung (Konvertierung in ZUGFeRD/XML, Fehleranalyse) verarbeitet.

(2) Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

(3) Hochgeladene Dateien werden nach Abschluss des Verarbeitungsprozesses bzw. nach Ablauf des im System vorgesehenen Zwischenspeicher-Intervalls automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder der Nutzer die Speicherung im eigenen Account explizit wünscht.

3. Registrierung & Benutzerkonto (Firebase)

Zur Erstellung eines Benutzerkontos nutzen wir die Dienste von Google Firebase (Firebase Authentication, Firestore, Cloud Storage). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Registrierungszeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Zahlungsabwicklung durch Paddle oder Xolo (Merchant of Record)

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienstleister Paddle.com Market Ltd. (Judd House, 18-29 Mora Street, London EC1V 8BT, UK).

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Paket oder Abonnement wählen, werden Ihre Payment-Daten (Name, Adresse, E-Mail, Kreditkarten-/Bankdaten) direkt von Paddle erhoben und verarbeitet. Wir selbst speichern keine vollständigen Kreditkartendaten auf unseren Servern.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Paddle finden Sie unter: https://paddle.com/privacy/

Für die Abrechnung und Zahlungsabwicklung unserer Produkte und Einrichtungsdienstleistungen (wie dem Excel ZUGFeRD Add-In) nutzen wir den externen Dienstleister Xolo (Xolo Go OÜ / Xolo Inc.). Wenn Sie ein kostenpflichtiges Produkt erwerben, werden Ihre Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, USt-IdNr./Steuernummer sowie Zahlungsdetails) direkt von Xolo als eigenständigem Vertragspartner (Merchant of Record) erhoben und verarbeitet. Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungs- oder Kreditkartendaten auf unseren Servern.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Xolo finden Sie unter: https://www.xolo.io/privacy-policy

5. Ergänzende Hinweise für Google Workspace Add-ons (Google Docs)

(1) Erfasste Google-Nutzerdaten: Bei der Nutzung unseres Google Workspace Add-ons greifen wir ausschließlich auf diejenigen Google-Nutzerdaten zu und verarbeiten diese, die für die Bereitstellung des Dienstes zwingend erforderlich sind. Dies umfasst: Ihre Google-Profil-E-Mail-Adresse (zur Benutzerauthentifizierung via Firebase) sowie die Text- und Strukturinhalte des aktiven Google Docs-Dokuments (zur Analyse der Rechnungsdaten und Erzeugung der ZUGFeRD/Factur-X XML-Metadaten).

(2) Einhaltung der Richtlinien: Das Add-on hält sich strikt an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen für die eingeschränkte Nutzung ("Limited Use"). Verarbeitete Dokumentendaten werden nach dem Parsing-Vorgang nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert, es sei denn, der Nutzer speichert diese explizit im eigenen Nutzerkonto oder in Google Drive.

(3) Keine Datenweitergabe & kein Verkauf: Wir übertragen, verkaufen, teilen oder offenbaren Ihre Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, es sei denn, dies ist zwingend erforderlich, um unsere Kernanwendungsdienste bereitzustellen (wie Firebase Authentication oder temporäre Verarbeitungs-APIs), oder wenn dies von Ihnen ausdrücklich autorisiert oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

(4) Datensicherheit & Verbot von KI-Training: Wir setzen dem Industriestandard entsprechende Verschlüsselungsmethoden ein (einschließlich SSL/TLS bei der Übertragung und AES-256 im Ruhezustand) sowie strenge Sicherheitsverfahren, um Ihre Google-Nutzerdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Wir nutzen Ihre Google-Nutzerdaten ausdrücklich NICHT zum Trainieren, Entwickeln oder Verbessern von KI- oder Machine-Learning-Modellen.

(5) Datenspeicherung & Löschung: Wir speichern Google-Nutzerdaten nur so lange, wie es zur Erfüllung der betrieblichen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Nach Abschluss der Verarbeitung oder auf Ihren Wunsch hin löschen wir alle verknüpften Google-Nutzerdaten auf sichere Weise. Sie können die Löschung Ihrer Daten jederzeit per E-Mail an support@e-rechnung.pro anfordern.

(6) Google API Limited Use Disclosure: Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die über Google-APIs empfangen wurden, durch E-Rechnung PRO entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen für die eingeschränkte Nutzung ("Limited Use"). / E-Rechnung PRO’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Anmeldung über Google (Sign in with Google)

(1) Verarbeitete Anmeldedaten: Wenn Sie sich über "Sign in with Google" bei E-Rechnung PRO anmelden, erhalten und verarbeiten wir Ihre grundlegenden Profilinformationen von Google (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihr Profilbild).

(2) Zweck & Rechtsgrundlage: Diese Daten werden ausschließlich zur eindeutigen Authentifizierung Ihres Benutzerkontos, zur sicheren Bereitstellung der Anwendungsfunktionen sowie zur Verwaltung Ihrer Anmeldesitzung über Google Firebase Authentication verwendet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

(3) Keine unerlaubte Weitergabe: Ihre über den Google-Login erhaltenen Anmeldedaten werden weder zu Werbezwecken genutzt noch an Dritte verkauft oder weitergegeben. Sie dienen ausschließlich der Bereitstellung Ihres Zugangs zu E-Rechnung PRO.

7. Ergänzende Hinweise für das Excel ZUGFeRD Add-In / Lokale Konvertierung

(1) 100% Lokale Datenverarbeitung: Bei der Nutzung unseres Excel Add-Ins / der integrierten Konvertierungslogik erfolgt die Generierung der ZUGFeRD-konformen PDF- und XML-Dateien ausschließlich lokal auf dem Endgerät des Nutzers. Es findet während des Generierungsprozesses keine Übertragung Ihrer Tabellendaten, Rechnungsdaten, Kundenkontakte oder Finanzdaten in eine Cloud oder an externe Server statt.

(2) Prüfung von Muster-Dateien: Sofern Sie uns im Rahmen der kostenfreien Machbarkeitsprüfung freiwillig eine Beispieldatei (z. B. .xlsx, .xlsm oder Muster-PDF) über unser Kontaktformular oder per E-Mail übersenden, verarbeiten wir diese Datei ausschließlich zur technischen Analyse und zur Erstellung eines individuellen Einrichtungsangebots (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

(3) Automatische Löschung von Testdateien: Hochgeladene Muster-Dateien werden nach Abschluss der technischen Analyse und Angebotserstellung, spätestens jedoch nach 14 Tagen, automatisch und unwiderruflich von unseren internen Systemen gelöscht, sofern kein Vertrag zustande kommt.